Ochrana osobních údajů

Vozík a zahrada s.r.o., IČO: 276 66 794, DIČ: CZ27666794, zastoupená Tomášem Rytířem, jednatelem, se sídlem č. p. 114, 671 34 Horní Dunajovice, provozovna: Hradlová, 617 00 Brno, telefon: +420 734 618 628, e-mail: info@vozikazahrada.cz (dále jen „Správce“).

Správce provozuje půjčovnu přívěsných vozíků, bagrů, zahradního nářadí, zahradní techniky a dalšího vybavení a v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“), zpracovává veškeré informace a údaje, které mu poskytl Nájemce v souvislosti s uzavřenou smlouvou (dále jen „osobní údaje“). Tyto údaje zpracovává i prostřednictvím třetích osob pro své obchodní aktivity a dále je oprávněn tyto informace sdělit i třetím osobám, které jsou pověřeny plněním jeho zákonných či smluvních povinností (např. uplatněním a správou pohledávek).

V souvislosti s rezervací a pronájmem přívěsných vozíků, bagrů, zahradního nářadí, zahradní techniky a dalšího vybavení můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

• jméno a příjmení,
• datum narození, je-li nezbytné pro identifikaci zákazníka,
• adresu bydliště nebo kontaktní adresu,
• telefonní číslo,
• e-mailovou adresu,
• IČO, DIČ a obchodní údaje v případě podnikatele,
• číslo dokladu totožnosti, je-li jeho zaznamenání v konkrétním případě potřebné a přiměřené,
• údaje potřebné pro identifikaci řidiče při pronájmu přívěsného vozíku,
• údaje o řidičském oprávnění, pokud je jejich ověření nezbytné s ohledem na předmět nájmu,
• údaje uvedené v objednávce, nájemní smlouvě, rezervaci a předávacím protokolu,
• údaje o pronajatém zařízení,
• datum a čas převzetí a vrácení zařízení,
• informace o provedených platbách, kauci a fakturaci,
• informace o případném poškození, ztrátě nebo odcizení pronajatého zařízení,
• fotografie nebo jiné záznamy dokumentující stav pronajatého zařízení při jeho předání a vrácení,
• komunikaci mezi zákazníkem a Správcem,
• údaje potřebné k řešení reklamací, škod, pohledávek nebo jiných právních nároků.

Správce zpracovává pouze osobní údaje, které jsou přiměřené a nezbytné pro konkrétní účel.

3.1. Rezervace a uzavření nájemní smlouvy

Osobní údaje zpracováváme za účelem:

• přijetí a vyřízení rezervace a objednávky,
• identifikace zákazníka,
• přípravy nájemní smlouvy,
• uzavření a plnění nájemní smlouvy,
• předání a převzetí pronajímaného zařízení,
• komunikace se zákazníkem v průběhu nájmu.

Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost zákazníka podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

3.2. Evidence plateb, účetnictví a daňové povinnosti

Osobní údaje obsažené zejména na fakturách, účetních a daňových dokladech zpracováváme za účelem plnění zákonných účetních a daňových povinností.

Právním základem je splnění právní povinnosti Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

3.3. Ochrana majetku a řešení škod

Osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem:

• ochrany pronajímaného majetku,
• evidence poškození nebo ztráty zařízení,
• doložení stavu zařízení při předání a vrácení,
• vypořádání vratné kauce,
• uplatnění nebo obhajoby právních nároků,
• vymáhání pohledávek,
• řešení sporů.

Právním základem je zejména oprávněný zájem Správce na ochraně jeho majetku a právních nároků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3.4. Plnění povinností vůči orgánům veřejné moci

V případech stanovených právními předpisy mohou být osobní údaje zpracovány nebo předány příslušným orgánům veřejné moci, zejména Policii České republiky, soudům, správním orgánům nebo finanční správě.

Právním základem je plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Za účelem uzavření nájemní smlouvy může Správce požadovat předložení platného dokladu totožnosti.

Doklad totožnosti slouží především k ověření totožnosti zákazníka. Správce zaznamenává pouze údaje, které jsou pro uzavření a plnění smlouvy přiměřené a nezbytné.

Občanský průkaz zákazníka není přijímán jako zástava nebo kauce.

Správce standardně nemusí pořizovat kopii občanského průkazu. Pokud by měla být kopie občanského průkazu pořízena a neexistoval pro její pořízení jiný zákonný důvod, bude tak učiněno pouze s předchozím souhlasem držitele dokladu.

Odmítnutí udělení souhlasu s pořízením kopie občanského průkazu samo o sobě neznamená souhlas s jiným nebo širším zpracováním osobních údajů.

Při pronájmu přívěsného vozíku může Správce požadovat předložení řidičského průkazu za účelem ověření, zda osoba, která bude jízdní soupravu řídit, disponuje příslušným řidičským oprávněním.

Správce zpracovává pouze takové údaje z řidičského průkazu, které jsou nezbytné pro daný účel.

Osobní údaje získáváme zpravidla přímo od zákazníka, zejména:

• při osobní návštěvě půjčovny,
• při telefonické rezervaci,
• prostřednictvím e-mailu,
• prostřednictvím internetové rezervace,
• při uzavření nájemní smlouvy,
• při předání nebo vrácení zařízení.

Pokud zákazník poskytne údaje jiné osoby, například osoby, která bude řídit vozidlo s přívěsem nebo obsluhovat pronajaté zařízení, odpovídá za to, že je oprávněn tyto údaje Správci poskytnout.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro účel, pro který byly získány.

Údaje související s rezervací a nájemní smlouvou uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou pro ochranu práv a oprávněných zájmů Správce, zejména pro případ vzniku nebo uplatnění právních nároků.

Účetní a daňové doklady jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Dokumentace týkající se škod, pohledávek, reklamací nebo soudních a jiných sporů může být uchovávána až do jejich úplného vyřešení a následně po dobu potřebnou k ochraně právních nároků.

Po uplynutí příslušné doby budou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo bezpečně zlikvidovány, pokud jejich další uchování nevyžaduje právní předpis.

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:

• poskytovateli účetních a daňových služeb,
• poskytovateli informačních systémů a technické podpory,
• poskytovateli webhostingu nebo rezervačního systému,
• poskytovateli platebních služeb,
• pojišťovně, pokud se řeší pojistná událost,
• právnímu zástupci Správce,
• subjektům zajišťujícím vymáhání oprávněných pohledávek,
• orgánům veřejné moci, pokud tak stanoví právní předpis nebo je předání nezbytné k ochraně práv Správce.

Tyto osoby získávají přístup k osobním údajům pouze v nezbytném rozsahu.

Pokud některý dodavatel vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, Správce s ním zajistí odpovídající smluvní úpravu ochrany osobních údajů.

Správce osobní údaje standardně nepředává do zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor.

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo pro zákazníka právní nebo obdobně významné účinky.

Poskytnutí údajů potřebných pro identifikaci zákazníka, rezervaci a uzavření nájemní smlouvy je smluvním požadavkem.

Bez poskytnutí nezbytných údajů nemusí být možné nájemní smlouvu uzavřít nebo pronájem uskutečnit.

Údaje, které nejsou pro uzavření a plnění smlouvy potřebné a jsou zpracovávány na základě souhlasu, zákazník poskytovat nemusí.

V souvislosti se zpracováním osobních údajů má zákazník za podmínek stanovených GDPR zejména:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu osobních údajů,
• právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů písemně nebo elektronicky na adresu nebo e-mail Správce,
• právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• právo na omezení zpracování osobních údajů,
• právo na přenositelnost údajů, pokud jsou splněny příslušné podmínky,
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů,
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Žádost týkající se osobních údajů je možné zaslat e-mailem na info@vozikazahrada.cz nebo poštou na adresu č. p. 114, 671 34 Horní Dunajovice.

Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce, má zákazník právo proti takovému zpracování vznést námitku.

Správce následně posoudí, zda existují závažné oprávněné důvody pro pokračování ve zpracování podle příslušných ustanovení GDPR.

Pokud se zákazník domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, má právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.gov.cz

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před:

• neoprávněným přístupem,
• neoprávněným zveřejněním,
• změnou,
• ztrátou,
• zničením,
• zneužitím.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro výkon své činnosti a jsou povinny zachovávat odpovídající důvěrnost.

Tyto informace o zpracování osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány zejména v návaznosti na změnu právních předpisů nebo způsobu zpracování osobních údajů.

Aktuální verze je k dispozici na provozovně a na webové stránce https://www.vozikazahrada.cz/ochrana-osobnich-udaju.

Tato informace je účinná od ………